Оглавление
Место систем ЭДО среди информационных систем
В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:
- Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
- Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
- Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).
Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).
Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.
Частые вопросы, связанные электронным документооборотом
Обмен важными бумагами через электронный документооборот организовать не сложно. Мы описали все случаи внесение настроек в систему. Тем не менее, есть ряд вопросов, которые часто возникают у участников оборота при подключении и настройке ЭДО в «Честном ЗНАКе». Собрали наиболее популярные из них и подготовили ответы, составив этот FAQ по электронному документообороту в разрезе темы подключения и настройки работы с маркировкой.
Как узнать свой ЭДО в Честном ЗНАКе?
Как мы уже писали выше, список подключенных операторов и ID (идентификаторы) находятся в Профиле личного кабинета ГИС МТ во вкладке «Операторы ЭДО». Если же вы хотите узнать ID у коммерческого решения к которому вы отдельно подключились, то чаще всего он находится в личном кабинете профиля (карточке/информации о вашей организации) вашего оператора.
Что такое роуминг в ЭДО и как он влияет на работу?
Роуминг ЭДО — это обмен электронными документами между компаниями-контрагентами, которые используют разных операторов электронного документооборота. Поскольку сервисов цифрового документооборота достаточно много, они выполняют между собой интеграцию, давая возможность клиентам обеих систем обмениваться документами.
Зачем нужен электронный документооборот в маркировке?
Он используется участниками оборота маркированных товаров для обмена электронными документами. При каждой передаче товара с дата матрикс контрагенты обмениваются электронными накладными УПД и УКД. Как только товар принят покупателем, уведомление о сделке должен прийти в «Честный ЗНАК». Эту информацию автоматически отправляет оператор ЭДО.
Правительство решило перейти на подобную схему по причине того, что использование электронного обмена ускоряет процессы, снижает вероятность ошибок и дает дополнительные возможности для автоматизации операций с маркированным товаром.
Сколько стоят решения?
Популярные операторы электронного документооборота обычно предлагают бесплатный прием входящих и платный пакет исходящих документов в месяц или в год в рамках тарифа.
Приведем некоторые решения и цены на начало лета 2021 года. Например, стоимость:
- 1С:ЭДО составит 250 рублей в месяц за 20 документов;
- Контур.Диадок предлагает отправить 250 исходящих документов за 1900 рублей в год;
- В СБИС придется подключить аккаунт за 500 рублей и оплатить пакет: 1500 рублей за 200 отправок в год.
Для бизнеса, работающего с маркировкой, ЦРПТ запустил бесплатный сервис обмена электронными документами в рамках системы «Честный ЗНАК». ЭДО Лайт позволяет отправлять до 1000 исходящих электронных документов. Решение ориентировано на предпринимателей, которые не используют коммерческие сервисы и работают с товарными группами, подлежащими маркировке.
Что нужно, чтобы подключиться к электронному документообороту?
Поскольку электронный документооборот — это способ обмена документами между контрагентами, в первую очередь нужно согласовать с партнерами новый формат работы. Обмен юридически значимыми документами через цифровые каналы потребует внесения изменений в договор и согласование нового формата работы.
Затем предстоит выбрать оператора
Перед подключением важно принять во внимание не только стоимость, но и то, какими решениями пользуются партнеры. Если у компаний разные операторы ЭДО — придется воспользоваться роумингом или подключиться к нескольким, что отразится на расходах. Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг
Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг.
Последний этап — запуск ЭДО
Важно правильно интегрировать обмен в текущие процессы организации: проверить совместимость программ, продумать изменения в бизнес-процессах и обучить персонал
Безопасность данных и действий
Directum
Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.
Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.
Docsvision
Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.
ELMA
Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:
- Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
- Вход по Токену. Токен — устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
- Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) — для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.
Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.
В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами — роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.
Optima WorkFlow
Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.
К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.
1С: Документооборот 8
Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.
Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.
Основные преимущества
Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.
Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.
Виды электронных документов
Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды
электронных документов. Остановимся на наиболее распространенных.
По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.
По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым. Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.
По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.
Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.
ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить
Все реквизиты ТОРГ 12
Положительные черты электронного документооборота
Процесс согласования документов и их проектов становится проще, и в то же время более упорядоченным. Любой участник электронного документооборота (ЭДО), может работать, вносить предложения и обмениваться вариантами разрабатываемых проектов. Как было сказано ранее, процесс электронного обмена данными сокращает время, затраченное на передачу этих документов только в бумажном виде.
Система электронного обмена данными дает возможность одновременной работы несколькими сотрудниками и включает в себя текущий электронный архив, что позволяет оперативно получить доступ к нужной информации. При такой форме организации хранения снижается риск утери информации и возрастает оперативность работы, в результате экономии времени в процессе поиска того или иного документа. Хранение текстов документов в электронном виде является еще одним положительным моментом, так как предоставляет возможность полнотекстового поиска, а также кардинально новых решений в процессе информационно-справочной работы.
Пример 1
Например, появляется возможность тематических подборок документов по их содержанию.
Также само собой отпадает необходимость создания фондов по работе с архивными документами, так как электронный архив может предоставить информацию в виде электронной копии в любой момент, для нужно всего лишь сделать запрос на поиск этой документации.
Замечание 1
С юридической точки зрения понятия электронный обмен данными и электронный документооборот отличаются друг от друга. Основой электронного документооборота являются такие юридические аспекты, как доказательственная сила и процессуальная допустимость, или одним словом легитимность электронных документов. На создание схемы электронного документооборота влияют одновременно несколько факторов, это и совершенствование, улучшение и создание новых информационных технологий, и законодательное сопровождение оборота. Последнее направлено на присвоение документу, созданному и(или) переданному электронным способом, юридического статуса документа.
Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!
Описать задание
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
- Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
- Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
«Сквозные» технологии
Так называемыми сквозными технологиями являются, по словам представителя Минкомсвязи России, блокчейн, большие данные (Big Data), искусственный интеллект, виртуальная и дополненная реальность, беспроводные технологии, робототехника и сенсорика, интернет вещей (речь идет о предметах, оснащенных технологиями, позволяющими этим предметам взаимодействовать между собой – например, холодильник может быть оснащен технологиями по заказу продуктов питания с учетом доходов владельца), квантовые и новые производственные технологии. Именно такой перечень был определен ныне утратившей силу программой «Цифровая экономика», на смену которой принята действующая нацпрограмма, не содержащая при этом такого перечня. «Сквозная» цифровая технология определяется как часть технологического процесса производства товаров, оказания услуг и выполнения работ, представляющая собой совокупность процессов и методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления и распространения информации, обеспечивающих в ходе хозяйственной деятельности по производству (поставке) товаров, оказанию услуг и выполнению работ:
- рост результативности, точности или иных значимых характеристик технологического процесса;
- повышение качества или иных значимых характеристик производимых (поставляемых) товаров, оказываемых услуг и выполняемых работ, в том числе за счет сокращения брака;
- снижение издержек при производстве (поставке) товаров, оказании услуг и выполнении работ (п. 2 Правил предоставления субсидий из федерального бюджета на государственную поддержку программ деятельности лидирующих исследовательских центров, реализуемых российскими организациями в целях обеспечения разработки и реализации дорожных карт развития перспективных «сквозных» цифровых технологий).
Значимым шагом на пути к развитию «сквозных» технологий в рамках законодательства стало принятие Федерального закона от 18 марта 2019 г. № 34-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации», который вступил в силу с 1 октября текущего года. Напомним, что указанный закон ввел в Гражданский кодекс понятие цифровых прав и ряд положений, касающихся их оборота, а также нормы о совершении юридически значимых действий с помощью электронных или иных технических средств и о «самоисполняемых» сделках – смарт-контрактах.
Цифровыми правами признаются названные в таком качестве в законе обязательственные и иные права, содержание и условия осуществления которых определяются в соответствии с правилами информационной системы, отвечающей установленным законом признакам. Осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение другими способами или ограничение распоряжения цифровыми правами возможны только в информационной системе без обращения к третьему лицу (). Цифровые права теперь поименованы в качестве объектов гражданских прав в .
дополнили положением о том, что условиями сделки может быть предусмотрено исполнение возникающих из нее обязательств сторонами при наступлении определенных обстоятельств без направленного на исполнение обязательства отдельно выраженного дополнительного волеизъявления сторон путем применения информационных технологий, определенных условиями сделки. Речь как раз и идет о так называемых «самоисполняемых» сделках – смарт-контрактах.
Особенности цифрового делопроизводства
По сравнению с бумажным, цифровое делопроизводство имеет ряд значимых преимуществ:
Обеспечивает оперативную регистрацию, учет, хранение и доступ к ЭД. Требует меньшего финансирования. Нуждается в минимальной площади для размещения архива. Фактически вся документация по огромному предприятию помещается на жестком диске в кармане сумки. С помощью электронного делопроизводства сокращаются непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников. Возрастает скорость распространения данных среди широкого круга пользователей. В ЭД может содержаться не только текст и картинки, но и мультимедийная информация
А это очень важно, если работа предприятия сопряжена с частными презентационными мероприятиями
Стоит отметить, что при электронном делопроизводстве нередко допускается применение и бумажных документов. Однако приоритет в данном случае именно за ЭД.
Большинство частных и государственных организаций в мире сегодня нацелены на постепенное исключение бумажной документации из делопроизводства. Но даже в высокоразвитых странах до этого еще далеко. Ведь это очень длительный и затратный процесс.
Мы рассмотрели понятия электронного документа и электронного документооборота, разобрались во всех нюансах вопроса. Надеемся, что информация была для вас полезной.
Структура системы электронного документооборота
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.
С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.
Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.
Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.
Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.
Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.
-
модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных. -
модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей. -
модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
распределение информации и документов по заданным правилам. -
модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы. -
модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота. -
модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
(например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
обеспечивает передачу данных между такими системами. -
модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
архивирование, восстановление, резервное копирование документов.
Электронные файловые документы – требование современного общества
Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.
Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.
Документ электронный проник в разные сферы деятельности
С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.
Правовое регулирование
С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.
Пример 1
ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создает основы регулирования отношений по ЭДО. Тем не менее данный закон не в силах решить большое количество правовых проблем в этой сфере. На практике оказываются под вопросом многие задачи информационного обеспечения именно государственного управления. Бывает, что какое-либо министерство или ведомство не в курсе, что делает в сфере документооборота иное государственное учреждение, которое расположено на соседней улице.
В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).
Министерство экономического развития Российской Федерации 28 января 2013 г. разместило у себя на сайте законопроект «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2015 года последует внедрение электронных карт, что станет заменой обычным внутренним паспортам РФ. Данным проект закона предусматривает, что главным документом, который будет удостоверять личность гражданина РФ внутри страны, электронная идентификационная карта. Она будет являться визуальным и электронным носителем информации с указанными на нем персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные. Такая карта будет представлена в виде материального носителя информации с личной информацией о человеке, включая биометрию, которые будут на ней в визуально (графическом) и электронном виде, они позволят идентифицировать личность ее владельца.
Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.
Получение электронной карты возможно при условии:
- достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
- утраты (хищения) электронной карты;
- приобретения российского гражданства.
Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:
- по истечению срока действия данной карты;
- при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
- при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
- при изменении пола;
- при значительном изменении внешнего вида гражданина;
- при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.
Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.
Замечание 1
На сегодняшний день по указанию Правительства РФ от 19 сентября 2013 года № 1699-р принята Концепция введения в РФ удостоверения личности гражданина страны, который оформлен в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ внутри государства. Этой концепцией, которую разработали ФМС вместе с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, формируются основные направления и принципы введения, задачи, цели введения в РФ документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, оформленного в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом для удостоверения личности в пределах государства.
Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться
Все услуги
Решение задач
от 1 дня / от 150 р.
Курсовая работа
от 5 дней / от 1800 р.
Реферат
от 1 дня / от 700 р.
Какой документ именуется «электронным» сегодня
Современное понятие «электронный документ» имеет несколько способов трактовки, которые отражены в законодательной базе. Однако все они близки в своем понимании сути данного явления и требуют от него наличия таких составляющих:
- цифровая форма записи;
- хранение данных на электронном носителе с возможностью считывания и понимания человеком.
На основе этого можно составить общее определение рассматриваемого понятия.
Электронным именуется такой документ, информация которого (в том числе реквизиты) зафиксирована в виде цифровых данных. Например, в качестве набора символов, звуков, изображений или их сочетаний.
ЭД может быть создан, сохранен, передан и трансформирован при помощи цифровых средств в визуальную форму, понятную человеку.
ЭДО с государственными органами
Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах — и для мелких предприятий и организаций.
Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.
Функции бумажного документа
Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:
- документ несет в себе определенную содержательную информацию;
- документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
- документ обязан зафиксировать условия составления;
- документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
- документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.
Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.
Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.
Обучение ЭДО бесплатно
Бесплатное обучение электронному документообороту зачастую предполагает отдельные лекции или семинары. Они дают лишь общее представление о безбумажном делопроизводстве. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.
Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом.
Во время обучения пользователи не только освоят теорию ЭДО, но и применят знания на практике.
За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:
- что такое ЭДО, каковы его отличия от бумажного документооборота и преимущества;
- как автоматизировать бизнес-процессы и делопроизводство;
- каким образом происходит взаимодействие с контрагентами, контролирующими органами;
- преимущества и возможности Диадока как системы ЭДО.
Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Ученики сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Диадоке. Они поймут особенности оформления документов, их получения, подписания, отправки, а также преимущества перед традиционным документооборотом на конкретных примерах из жизни бизнеса.
Занятия проходят в доступной, увлекательной форме. Благодаря легкости подачи сотрудники заинтересуются новым форматом делопроизводства, без отвлечений усвоят материал, получат новые знания в комфортной обстановке. Пройти курс можно за один день, так что бизнес-процессы не пострадают.
Особенно полезен курс Диадока будет молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений подготовки. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, понимать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.
Более того, Диадок предлагает ученикам пройти итоговый текст. Он состоит из 10 вопросов и проверяет, насколько качественно освоены знания. Сдав тест, вы получите сертификат — официальный документ, который украсит портфолио и добавит баллов на собеседовании.
Проблемы внедрения систем электронного документооборота
Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.
Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:
Во-первых, как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.
Во-вторых, многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
В-третьих, частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.
В-четвертых, так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.
