Требования к оформлению документов по делопроизводству

Восстановление подлинников

Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»;

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник N…» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N…» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

П.А.Кюнг

Доцент

РГГУ

1.3 Оформление отчета об обследовании [из п. 6.1.3 ГОСТ Р 58811-2020]

1.3 Оформление отчета об обследовании

Цель этапа 1.3 заключается в документировании результатов обследования площадки (площадок), предполагаемых для размещения ЦОД, и в подготовке заключений и рекомендаций для организации-заказчика.

На этапе 1.3 проводят оформление отчета об обследовании, содержащего собранные в ходе работ по этапу 1.2 документы, материалы и информацию, а также заключения и рекомендации по выбору площадки для создания ЦОД.

При необходимости отчет об обследовании может быть заменен документом с аналогичным . Форма и содержание отчетного документа по этапу определяется договором между заказчиком и исполнителем

• Обследование
• Отчет
• Оформление

• Документирование
• Этапы

Организация учета документов

Стандарт ГОСТ 2.501-2013 «Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения» устанавливает, что учету подлежат:

документы — все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии;

движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503-2013);

внешние и внутренние абоненты (получатели НТД):

принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях <8> в подлинники или дубликаты документов;

абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов.

<8> Организация-разработчик может вносить изменения в разработанные ею НТД. Данные изменения вносятся во все экземпляры НТД, за исключением архивных копий, которые фиксируют состояние НТД на определенный момент времени.

Регистрация поступающих на хранение документов может осуществляться в бумажном или электронном виде.

Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.

При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1.

Таблица 1

Перечисленную информацию указывают в инвентарной книге (форма 1 ГОСТ 2.501-2013 «Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения»). Стандарт рекомендует сохранять соответствие информации при регистрации в бумажной и электронной форме.

Таблица Г.1. Складывание в папки

В миллиметрах

Существуют следующие виды складывания:

• в папки в соответствии с таблицей Г.1;
• для непосредственного брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2.

Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

1. спецификация изделия;
2. документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
3. спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
4. чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия.

В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».

На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет.

Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

Перечень документов

Перечень документов, которые входят в состав технической документации МКД, определён в постановлении Правительства РФ N 491 от 13.08.2006 (п. 24 и 26). Это те документы, в которых содержится информация о составе и состоянии общего имущества:

·технический паспорт дома;

·документы на приборы учёта;

·документы о приёмке результатов работ, сметы, описи работ;

·акты осмотра, проверки состояния;

·акты проверок и выданные паспорта готовности к отопительному периоду;

·инструкция по эксплуатации МКД;

·кадастровый план земельного участка;

·выписка из Росреестра;

·градостроительный план земельного участка;

·документы о действии сервитута или иного обременения;

·проектная документация;

·списки собственников, нанимателей и арендаторов;

·договоры об использовании общего имущества МКД;

·решения и протоколы общих собраний собственников;

·иные документы.

Перечисленные документы передаются от застройщика, предыдущей УО или собственников (в том случае, если дом находился в непосредственном управлении). Таких документов, как инструкции по эксплуатации МКД и проектная документация, у УО может и не быть, если они были по каким-то причинам утрачены. В первую очередь это относится к старым домам, построенным в прошлом веке или раньше.

Другие документы, которые есть далеко не всегда, – договоры об использовании общего имущества МКД и документы о действии сервитута или иного обременения. Очевидно, что они есть только в тех МКД, собственники которых сдают в аренду ОИ или согласились на установление сервитута.

Поясним, что сервитут – это право ограниченного пользования чужим объектом недвижимого имущества. Он может устанавливаться, к примеру, для прокладки коммуникаций, или это может быть разрешение провести через свой участок какие-то инженерные сети или дорогу, которыми будут пользоваться собственники других домов.

Напротив, градостроительный план земельного участка – документ, который нужен для новых домов. С того момента, как в вашем городе был принят градостроительный план, его наличие в техдокументации для МКД, построенного после его принятия, становится обязательным.

Часть названных документов хранится в неизменном виде, а часть обновляется: это информация о собственниках и нанимателях помещений в МКД, а также о лицах, использующих ОИ в МКД на основании договоров, в том числе и ведение списков. Это устанавливается Стандартами управления МКД, которые введены постановлением Правительства РФ N 416. Соответственно, регулярно должны актуализироваться списки собственников, нанимателей и арендаторов, потому что меняется их состав.

Обновлению подлежит технический паспорт многоквартирного дома, это делается раз в 5 лет после инвентаризации. Если, например, изменилась площадь квартиры после перепланировки, то изменения вносятся сначала в техпаспорт квартиры, а потом и в техпаспорт всего дома.

Также обновляется выписка из Росреестра, в которой содержатся сведения о том, кому принадлежат жилые и нежилые помещения.

Нормативно-техническая документация (ТУ, СТО и др.)

Сегодня, когда конкуренция присутствует практически во всех сферах деятельности, руководители организаций стремятся максимально эффективно выстроить свою производственную деятельность или процесс оказания услуг.

Ассортимент выпускаемой продукции очень разнообразен и зачастую, продукция отличается от требований государственных стандартов (ГОСТ), а бывает, когда стандарты и вовсе отсутствуют. В этих случаях организации обязаны разработать нормативно-техническую документацию (ТУ, ТИ, СТО, методики и др.).

Нормативно-техническую документацию (НТД) на продукцию (ТУ, ТИ, СТО, различные методики), товары, работы и услуги для целей запрашивают для декларирования продукции, а также для подтверждения соответствия в любой добровольной системе сертификации.

Эксперты Учреждения «Государственный центр испытаний, сертификации и стандартизации» (ГоЦИСС) имеют большой опыт и оказывают высококвалифицированные услуги по разработке нормативно-технической:технические условия (ТУ);
технологические инструкции (ТИ);
стандарты организаций (СТО);
инструкции и методики;
документированные процедуры;
и т.д.

Разработка НТД (ТУ, ТИ, СТО, методики и др.) в Государственном центре займет от 5 до 15 рабочих дней.

Средняя стоимость разработки::
технических условий (ТУ) — от 9 тыс. руб.
технологических инструкций (ТИ) — от 8 тыс. руб.
стандартов организаций (СТО) — от 12 тыс. руб.
расчет пищевой ценности продукта — от 800 руб. за позицию ассортимента
согласование текста этикетки — от 800 руб.

ТУ, СТО
ТИ — технологическая инструкция

Технологическая инструкция (ТИ)

Зачастую, вместе с Техническими условиями разрабатывается такой не менее важный документ, как Технологическая инструкция. В Технологической инструкции прописываются требования, параметры и схема непосредственно самого технологического процесса производства, а также информация по используемому сырью, рецептура.

Расчет пищевой ценности продукта

Пищевую ценность (содержания белков, жиров, углеводов) продукции определяют с целью проверки его соответствия рекомендуемым нормам потребности в пищевых веществах, а также для подсчета энергетической ценности пищи.

Для расчета пищевой ценности продукции необходимо предоставить точную рецептуру блюд, в том числе способ тепловой обработки и норму закладки продуктов, выход готового блюда.

Согласование текста этикетки

Согласование текста этикетки

С выходом Технических регламентов Таможенного союза требования к маркировке продукции стали более жесткими.

Наши эксперты готовы оказать помощь в формировании текста, наносимого на этикетку.

Оформление замечаний и предложений нормоконтролера [из разд. 8 ГОСТ 2.111-2013]

8 Оформление замечаний и предложений нормоконтролера

В проверяемых документах нормоконтролер наносит карандашом условные пометки к элементам, которые должны быть исправлены или заменены. Сделанные пометки сохраняют до подписания подлинников, и снимает их только нормоконтролер. Способ нанесения и снятия условных пометок нормоконтролером устанавливает организация.

Примечание — В электронных конструкторских документах условные пометки к элементам, которые должны быть исправлены или заменены, нормоконтролеры выполняют в соответствии с шаблоном, оформленным в соответствии с требованиями стандарта организации. Способ нанесения и снятия пометок определяется возможностями используемых в организации программно-технических средств.

Для обеспечения учета и анализа выявленных при нормоконтроле ошибок и предоставления руководству сведения о результатах нормоконтроля, рекомендуется вести записи о результатах нормоконтроля в перечне (или журнале) замечаний нормоконтролера.

В перечне (или журнале) замечаний нормоконтролера против номера каждой пометки кратко и ясно излагается содержание замечаний и предложений нормоконтролера. В организациях, где установлена система цифрового кодирования замечаний нормоконтролера, взамен изложения содержания замечаний проставляют соответствующий цифровой код по классификатору.

Пример оформления перечня замечаний и предложений нормоконтролера приведен в приложении А

Комплект всех перечней замечаний и предложений нормоконтролера по проекту служит исходным материалом для оценки качества выполнения проекта

• Замечание
• Нормоконтролер
• Оформление
• Предложение

• Стандарты
• 1 Основные положения ЕСКД

Что указывается в разрабатываемом документе

Документ ТУ представляет собой составной элемент конструкторской или иной специальной документации на продукт. В случае отсутствия последней ТУ служит документом, отражающим полный набор требований к изделию, его созданию, контролю производства и приема.

Устанавливаемые требования и нормы не могут содержать несоответствия или противоречия обязательным нормам стандартов, разработанных в отношении данного продукта, как государственных, так и межгосударственных, действующих на территории РФ.

В ТУ обязательно наличие раздела с указанием способов контроля качества и приема готового изделия, направленного на максимальное недопущение разногласий между потребителем товара и его производителем.

Технические условия включают вводную часть с описанием общих положений по продукту и производителю, а также разделы, последовательно отражающие:

• особые требования и нормы в ходе описания техпроцессов и специфики процесса изготовления;
• требования норм безопасности, касательно изготавливаемой продукции и охраны труда;
• экологические нормативы и положения по защите окружающей среды;
• требования к приему объекта, способы контроля качества изготавливаемого товара;
• нормы по перемещению и обеспечению сохранности изделия;
• определение параметров эксплуатации;
• условия гарантии производителя продукта.

В качестве приложения размещается изображение (общий вид) изделия, список оборудования (контрольного, измерительного, вспомогательного), используемых терминов и документации, на которые в ТУ присутствуют ссылки.

5.3 Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку [из п. 11 прил. 1 ГОСТ 34.601-90]

5.3 Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку

На этапе 5.3 «Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку» проводят:

• подготовку и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС;
• определение технических требований и составление ТЗ на разработку изделий, не изготовляемых серийно.

• АС
• Документация
• Задание
• Изделие
• Комплектование
• Оформление
• Поставка
• Разработка
• Технический
• Требование

• Документирование
• Этапы

Порядок разработки и утверждения документации

Разработка документации производится в соответствии с ТЗ клиента, в частности, проектировщиков, НИИ и прочих компаний, обладающих соответствующей базой и опытом в данной сфере.

Сведения, которые содержатся в разрабатываемой документации

Техусловия включают в себя:

1. обоснование, указывающее на необходимость разработки документации;
2. требуемые нормативы для данного объекта;
3. список отклонений от существующих требований и мероприятий, которые компенсируют отступления;
4. ообснования для возведения конструкции;
5. информацию о клиенте, создателе техусловий и проектировщикам;
6. данные о месте нахождения и названии объекта, а также условиях его возведения;
7. общее описание объекта и его основных компонентов, которые дополнены чертежами и схемами.

Этапы согласования документации

Процесс согласования документации осуществляется органам МЧС и Минстроя, куда заказчик подает необходимый перечень документов:

• заявление с подписью руководителя и печатью компании, составленное произвольно;
• пояснительную записку с информацией о необходимости разработки документации и перечнем нормативных правил, а также данными об обеспечении защиты зданий и сооружений;
• проект ТУ в двух экземплярах;
• копию задания, созданного для подготовки технических условий, заверенную руководителем объекта.

Срок рассмотрения СТУ в Минстрое составляет 30 рабочих дней, после чего выдается постановление о согласовании либо отказ. Однако срок может быть увеличен до 90 рабочих дней. В случае несоответствия поданной документации требованиям, ее возвращают заказчику на протяжении 10 дней.

В течение выше указанного времени Минстрой изучает структуру поданных документов и материалов, а также осуществляет оценку объекта и подготовку заключения проведенной экспертизы.

О принятом решении клиент получает письменное оповещение в течение трех дней. При согласовании к документации прикрепляют экземпляр ТУ, оформленный в строгом соответствии с нормативными требованиями. При отказе к уведомлению прикрепляют копию заключения и экземпляр ТУ. После устранения всех замечаний, документацию вновь можно будет подать на утверждение.  В случае принятия положительного решения, на первом листе ТУ содержится подпись Министра, а на остальных листах документации подписи уполномоченных лиц.

Кроме того, заказчик может отозвать заявление на рассмотрение документации в любое время, отослав в Минстрой письменное уведомление. В таком случае согласование техусловий прекращается и составляется заключение соответствующего образца.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Для чего необходимы ТУ

Наличие техусловий требуется производителю, если:

• критерии и параметры производимого изделия не определены ни одним из принятых стандартов РФ или действующих в РФ межгосударственных (ГОСТ Р, ГОСТ) или нормативными технологическими регламентами;
• необходимо расширить положения ГОСТ или соединить критерии нескольких действующих государственных нормативов применительно к определенному изделию.

К сведению! Технические условия дополняют/заменяют государственный стандарт, причем ТУ готовится для конкретного вида продукта, а в ГОСТ включены общие требования.

Соответствие установленным требованиям подтверждает степень качества изделия на каждом из этапов производственного цикла: в процессе непосредственного изготовления, контроля процедуры, обеспечения соблюдения требований безопасности и экологичности, перемещения, хранения и потребления.

Вопрос: В случае, если наименование продукции является техническим и содержит прямое назначение продукции, которое подробно описывается в технических условиях на производимую продукцию и имеет большой текстовый объем, а также в обязательном порядке размещается на потребительской маркировке продукта, просим дать разъяснение, включает ли наименование продукции, приводимое в паспорте качества, его назначение.Посмотреть ответ

Для производящей изделие организации документом определяются практически все составляющие элементы процесса производства. Положениями текста определяется уровень качества изготовленного товара, и производитель несет ответственность за соответствие фактического уровня заявленному в документации.

Потребитель на основании информации документа (ТУ) получает представление о добросовестности производителя, сравнивая соответствие фактических качественных характеристик продукта заявленным.

Важно учесть! Для подготовки технических условий требуется наличие решения производителя товара или требование потребителя последнего. Каждому виду вещества, изделия, продукта, материала в соответствие ставится код по Единому классификатору (ОКП)

Полнота и информативность формируемых параметров во многом определяет степень востребованности продукции на потребительском рынке.

Для получения в аккредитованном органе сертификации декларации соответствия или сертификата на любое изделие требуется наличие ГОСТ, ОСТ или ТУ.

Требования документа должны соответствовать специальным технологическим регламентам Таможенного Союза, требованиям нормативных, правовых актов и стандартов РФ, санитарным правилам.

Вопрос: Правомерно ли требование о возмещении убытков при поставке поставщиком некачественного товара, не соответствующего техническим условиям, и отказе от замены его на качественный товар?Посмотреть ответ

Организация хранения НТД

<9> Правила работы с НТД.

Поступающие в архив или службу НТД документы должны размещаться в соответствующих хранилищах (отдельных изолированных частях хранилищ), специализированных на хранении подлинников или копий научно-исследовательских и технических документов. При этом отдельно размещаются подлинники аннулированных и замененных по «извещениям об изменениях» конструкторских документов и их допускается складывать на форматы А4 и А3.

Также отдельно хранятся документы ликвидированных организаций.

Подлинники (кальки), выполненные на листах формата А1 и более, хранят в свернутом виде на скалках или в развернутом виде.

Складывать подлинники не разрешается.

Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

В архиве НТД помимо документов на бумажных и электронных носителях могут также находиться и документы на пленочных носителях — кино-, фотодокументы, микрофиши, магнитная лента.

Кинодокументы могут храниться на стеллажах ДЖЭ4.393-001 или в металлических шкафах.

Микрофильмы и кинодокументы рекомендуется хранить с соблюдением требований ОСТ 55.1-84 в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.

Микрофиши устанавливаются в ящики (кассеты) и хранятся в вертикальном положении в шкафах в соответствии со СТ СЭВ 372-76.

Фотодокументы хранятся в вертикальном положении на ребре в соответствующей упаковке (контейнеры, банки, коробки, папки, обложки, конверты) и с соблюдением требований ОСТ 55.2-84; размещаются в выдвижных шкафах, ящиках картотечного типа, сейфах, на полках с закрывающимися дверцами.

Коробки с фонодокументами на магнитной ленте шириной 6,25 мм размещаются на стеллажах, изготовленных из неферромагнитного материала, в вертикальном положении с соблюдением требований ОСТ 55.3-84.

Документы на машинных носителях хранятся в соответствии с ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.

Расстановка средств хранения на полках стеллажей и шкафов и плотность их заполнения документами должны обеспечивать свободное перемещение коробок, размещение документов в них. Зазор между полкой стеллажа и коробкой должен быть не менее 0,02 м.

Все помещения хранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки, коробки или контейнеры нумеруются. Коробки нумеруются в соответствии с учетными документами.

Помещение рекомендуется нумеровать буквенными индексами; стеллажи, шкафы, полки — арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — сверху вниз слева направо.

Кому следует разрабатывать ТИ

Регламент составления таких документов определен межгосударственным стандартом ГОСТ 3.1105-2011, который устанавливает общие правила разработки разных видов технической документации. Этот нормативный документ указывает, в каком случае разрабатывается технологическая инструкция. Согласно этому стандарту, технологические инструкции разрабатываются для:

• непрерывных производственных процессов в отдельных отраслях промышленности, таких как металлургия, химическое производство и т.д.;
• специфических производственных операций, включающих ремонт или изготовление цельных продуктов или их компонентов, в случаях, когда формы документации для таких операций не определены стандартами ЕСТД;
• вспомогательные или повторяющиеся работы по приготовлению растворов, компонентов, материалов для выполнения работ;
• порядка эксплуатации технического оснащения производственных предприятий;
• характера физических либо химических процессов, возникающих в рамках производства;
• правил выполнения работ по настройке, регулировке машин или оборудования;
• других процессов.

Порядок составления, а также требования к содержанию конкретного типа ТИ определяются ее назначением. Оно зависит от того, кому она необходима, и какие процессы описывает.

Составление ТИ

Написание технологической инструкции ответственному лицу следует производить с учетом указаний, приведенными в разделе 6 ГОСТ 3.1105-2011. Правила разработки ТИ включают следующие принципы:

• производственные процессы нужно описать в соответствии с последовательностью их выполнения;
• документы, имеющие сложную, объемную структуру, стоит разбивать на разделы либо подразделы, нумерация которых осуществляется в соответствии с правилами межгосударственного стандарта ГОСТ 2.105-95;
• если актуаленя вопрос о том, как составить технологическую инструкцию для сложного объекта, то для обеспечения наглядности информации, включаемой в ТИ, разрешается включение рисунков, графических схем, других удобных решений;
• при разработке документации нужно применять формы 5 или 5а, утвержденные стандартом ГОСТ 3.1105-2011.

Формы инструкций с примерами заполнения приведены в приложении Б к интересующему нас межгосударственному стандарту.

Содержание ТИ

В соответствии с требованиями действующего ГОСТ, а также сложившейся практикой правила оформления технологической инструкции предполагают разработку следующих разделов:

• вводная часть, которая описывает область применения этого документа;
• информация о продукте, включая его характеристики и параметры, а также назначение, рекомендованное производителем применение;
• сведения о сырье, материалах и компонентах, использованных при изготовлении товара;
• обязательные требования, применяемые в отношении машин и оборудования;
• полное и детальное описание производственного процесса;
• порядок выполнения контроля качества товаров и принципы мониторинга производства;
• правила маркировки, упаковки, хранения и перевозки продукта;
• информация о соблюдении санитарно-гигиенических нормативов, требований охраны труда работников и благополучия окружающей среды.

Основное требование к оформлению технологической инструкции – чтобы она была понятной для тех, кто будет ею пользоваться. С этой целью разрешается изменение приведенной структуры, добавление дополнительных разделов и проч.

Необходимые документы

Для составления ТИ разработчику необходимы полные сведения о продукте и процессе его производства, которые позволят составить исчерпывающее руководство. Обычно пакет необходимой документации для этих целей включает:

• информацию о названии и характеристиках товара;
• ассортиментный список;
• коды ТН ВЭД, ОКВЭД 2;
• информацию о компании-производителе;
• сведения о производственных помещениях;
• сведения о сырье, материалах, применяемых на предприятии;
• описание методов изготовления, технологические карты;
• порядок осуществления хранения, приемки, транспортировки изделия.

Для отдельных типов продуктов могут потребоваться дополнительные сведения.

Похожие записи:

Выбираем сварочный аппарат для дачи: недорогой, но производительный Баня с электрокаменкой: строительство, отзывы, особенности Кто построил московский кремль Коммунальные услуги: что входит в оплату жкх Недостатки (мифы и реальность) домов из мини бруса Что нужно знать о пожарных выездных плановых проверках