Номенклатура дел

Понятие и предназначение номенклатуры

Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.

Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.

Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.

С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:

• учитываются все дела, ведущиеся в организации;
• все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
• гарантируется их сохранность;
• при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
• определяются правила, на основании которых составляются дела.

Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:

Правила составления и утверждения

Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.

Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.

Процесс утверждения делится на последовательные этапы:

• первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
• изучается полученный документ руководством фирмы;
• подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
• для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.

Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.

Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.

Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.

Судебная практика

Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.

Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.

Разновидности документа

Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:

• Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
• Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
• Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.

Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.

Образец заполнения номенклатуры дел.

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010

Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи

Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА

<Организация А>

ФОНД N __

АКТ N 1

дата

адрес нахождения архива

Фонд _____________

Основание: смена лица, ответственного за архив

Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям

• По личному составу: сто пятнадцать дел
• По лицевым счетам: сорок девять дел
• Постоянного срока хранения: _______________
• По личным делам: двести пятнадцать,

в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:

• По личному составу: сто пятнадцать дел
• По лицевым счетам: сорок девять дел
• Постоянного срока хранения: _______________
• По личным делам: двести пятнадцать.

1. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел.
2. Имеют литерные номера:

• Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
• Неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

1. Пропущено номеров:

• Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
• Неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

1. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.
2. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

• По личному составу: сто пятнадцать дел
• По лицевым счетам: сорок девять дел
• Постоянного срока хранения: _______________
• По личным делам: двести тринадцать.

1. Имеет не включенных в описи дел:

• По личному составу: пятьдесят два дела
• По лицевым счетам: сорок восемь
• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
• По личным делам: ноль.

1. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:

• По личному составу: сто шестьдесят семь дел
• По лицевым счетам: девяносто семь дел
• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
• По личным делам: двести тринадцать,

из них:

• требующих дезинфекции: 0 дел,
• требующих дезинсекции: 0 дел,
• требующих реставрации: 0 дел,
• требующих переплета и подшивки: 0 дел,
• требующих восстановления затухающих текстов: 0 дел,
• неисправимо поврежденных: 0 дел,
• требующих технической обработки: 0 дел,
• выдано во временное пользование: 0 дел.

1. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
2. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха — 73% (при норме 50 — 55%); отсутствуют отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).
3. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 г.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.
4. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.
5. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), 2005 гг. (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 г. (48 дел).
6. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 г., прошитые, но не включенные в опись дела, не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 г. — приказы горисполкома.
7. Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление госслужбы (акт от 31.07.2007). Дело Петрова Н.А. передано в управление госслужбы (Письмо от 31.03.2005 N 04-48-44).

Проверку провели:

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т.е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Итак, документы архивного учета — это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

———————————

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел

При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.

Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.

Сводная номенклатура

На основе номенклатур структурных подразделений составляется сводная номенклатура, форма которой приводится в приложении 7 к Правилам. Она оформляется на общем бланке организации.

Разделами такой номенклатуры являются названия структурных подразделений в порядке, в котором они утверждены, например: «Администрация» (01), «Бухгалтерия» (02), «Отдел кадров» (03) и т.д.

После этих разделов перечисляются документы временно действующих комиссий, профсоюзных организаций и т.п. Сводную номенклатуру подписывает руководитель службы делопроизводства или лицо, отвечающее за документационное обеспечение управления. Затем ее визирует руководитель архива или лицо, несущее ответственность за архив, номенклатура согласовывается с ЭК с составлением протокола заседания комиссии и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (что касается организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов; причем это делается не реже одного раза в 5 лет).

Обратите внимание! Если организация не является государственной и не заключила договор с государственным архивом, согласовывать ее номенклатуру дел с ЭПК архивного учреждения не нужно. После согласования номенклатуру утверждает руководитель организации путем проставления визы на самой номенклатуре или путем издания приказа

После согласования номенклатуру утверждает руководитель организации путем проставления визы на самой номенклатуре или путем издания приказа.

Номенклатура составляется в нескольких экземплярах: один подшивают в дело, второй используют в качестве рабочего, третий направляется в ведомственный архив при его наличии, четвертый остается в государственном архиве. Выписки из утвержденной номенклатуры передаются в структурные подразделения для использования в работе.

К сведению. В номенклатуре рекомендуется оставлять свободные строки на случай, если в течение года возникнет потребность в создании и хранении новых документов. Тогда в номенклатуру вносят новый заголовок дела.

По окончании года в конце номенклатуры дел делают итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, подписью и расшифровкой его подписи. Запись делается по форме, установленной приложением 7 к Правилам.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если в организации произошли существенные организационно-структурные изменения, разрабатывается новая номенклатура.

Приведем пример номенклатуры дел кадровой службы организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

14.12.2016 N 1

Киров

На 2017 год

    Начальник отдела кадров         Крутова,         М.И. Крутова                                   14.12.2016    Архивариус                      Иванова,         Г.И. Иванова                                   15.12.2016

ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С ПРОСТОЙ СТРУКТУРОЙ

Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения – присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, – довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).

Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:

• дирекция по продажам;

• производство;

• техническая дирекция;

• дирекция по экономике и финансам;

• управление по логистике;

• юридический отдел;

• ИТ-отдел.

Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом – он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».

Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:

Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают – вводят индексы второго уровня (Пример 1).

Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.

Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).

Как определить продолжительность хранения дела?

При установлении точного срока хранения того или иного дела необходимо учитывать законодательно закрепленные требования. В настоящее время в России действует 2 нормативных акта, устанавливающих сведения о нормативном сроке хранения документации:

1. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении типовых…» от 25.08.2010 № 558. Он устанавливает перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при работе государственных и муниципальных учреждений.
2. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении…» от 31.07.2007 № 1182. Он определяет перечень архивных документов, используемых в ходе осуществления организациями научно-технической и производственной деятельности.

Если в указанных документах нет информации о продолжительности хранения определенного вида дел, ее можно установить самостоятельно. Однако стоит помнить, что существующие списки являются весьма обширными, поэтому изучать их стоит очень внимательно, чтобы не пропустить нужные сведения.

***

Итак, номенклатура дел составляется с целью упрощения процедуры поиска документов в единой информационной базе и фиксации сроков, в течение которых они подлежат обязательному хранению. Кроме того, такая номенклатура выступает в качестве средства учета имеющихся документов. При ее составлении можно воспользоваться существующими типовыми формами или разработать свой документ, отвечающий требованиям определенной организации. Приведенный выше пример номенклатуры дел является условным (как правило, на предприятиях используется более масштабный и детализированный вариант) и подлежит расширению/корректировке в зависимости от того, какие структурные подразделения входят в состав предприятия и какие дела в них ведутся.

Похожие записи:

Выбираем сварочный аппарат для дачи: недорогой, но производительный Баня с электрокаменкой: строительство, отзывы, особенности Кто построил московский кремль Коммунальные услуги: что входит в оплату жкх Недостатки (мифы и реальность) домов из мини бруса Что нужно знать о пожарных выездных плановых проверках