Оформление протокола: порядок и особенности составления

Содержание протокола

При составлении протокола в него включают следующую информацию:

  • Дата и место составления;
  • Должность и ФИО сотрудника, который составил протокол;
  • Сведения о лице, относительно правонарушения которого составлен документ;
  • Время совершения нарушения и место, где оно было зафиксировано;
  • Причины, по которым лицо было задержано. Такой пункт может быть очень важен в случае, если нарушение ПДД или других установленных норм было обнаружено уже после того, как лицо или транспортное средство было остановлено;
  • Прочие обстоятельства, которые могут иметь существенное значение при определении степени вины. Это может быть качество дорожного полотна, тип перекрестка, исправность светофора, который установлен на месте совершенного нарушения, присутствие знаков запрета или приоритета и т.д.;
  • Сведения относительно лиц, выступающих свидетелями. Отражают ФИО и их адрес или прочие контакты, посредством которых можно будет связаться с ними;
  • Контактные данные потерпевших, если в конкретном рассматриваемом случае они имеются;
  • Сведения о понятых, которые принимали участие в процессе досмотра. При их наличии обязательно должен соблюдаться порядок уведомления о существующих правах и обязанностях;
  • Отражение факта использования фото- или видеосъемки как с одной, так и с другой стороны. Ее проведение осуществляется любыми средствами и может быть использовано при определении вины водителя или наоборот, его невиновности. Полученные материалы обязательно прилагаются к протоколу;
  • Подпись нарушителя. В случае, если он не согласен с определенными моментами, необходимо сделать соответствующие пометки. В противном случае для того, чтобы оспорить свою вину, придется приложить немало усилий. В качестве отказа признавать свою вину можно отразить формулировку «ПДД не нарушал, с инспектором ГИБДД не согласен»

Если после оформления протокола в нем остались пустые строчки, необходимо проследить за тем, чтобы они были зачеркнуты. В такой ситуации уже никто не сможет внести изменения в него, отразив факты или события, которых не было.

Параллельно с этим стоит проверить, была ли указана схема произошедшей аварии, присутствовал ли факт разъяснения прав водителю сотрудником автоинспекции и были ли вписаны показания свидетелей, которые показывают на невиновность лица.

После того, как фиксируется правонарушение, дело будет передано на рассмотрение и вынесение постановления о виновности и мере наказания, которая будет применена к нарушителю.

Следует знать, что автомобилист имеет законное право ходатайствовать о том, чтобы слушание по делу было перенесено, если назначенная дата заседания по веским причинам не дает ему возможности присутствовать на нем.
Скачать образец ходатайства о переносе даты заседания

Если в протоколе присутствуют ошибки или недочеты, в обязательном порядке их следует устранить в течение трех дней с момента получения от судьи. В противном случае рассмотрение дела может быть отложено или виновное лицо будет оправдано по причине отсутствия факторов, свидетельствующих о его вине.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила2 оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.

Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Некоторые особенности составления заключительной части протокола

После завершения обсуждения всех вынесенных на повестку дня вопросов, объявляется перерыв. За это время секретарь составляет чистовой вариант протокола. По завершении перерыва каждый из участников должен ознакомиться с проектом протокола. Если не возникает разногласий, то председатель и секретарь ставят свои подписи. Это, собственно, и является заключительным аккордом в оформлении документа.

В ряде случаев на составление чистового варианта протокола секретарю может потребоваться много времени. Поэтому дата составления протокола может отличаться от даты проведения самого мероприятия.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т. п.).

Протокол совещания содержит:

1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола. Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года.

2. Состав участников собрания:

  • председатель комиссии;
  • секретарь, отвечающий за составление протокола;
  • прочие участники – указываются в конце документа.

3. Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении. Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры).

4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения).

5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров.

6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

7. Также к протоколу может быть оформлено приложение. Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы. В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование.

Описание разделов

Протоколировать вопросы и бланк переговоров нужно по следующей схеме:

  • предложения слушали;
  • во время заседания выступали следующие участники;
  • постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

Раздел «Слушали». Если протокол составляется по краткому содержанию, тогда здесь указывается только фамилия выступающего. В полном документе дополнительно обозначаются инициалы и подробное содержание доклада. Секретарь должен написать сообщение, всю информацию и отчёт. Когда докладчик представляет на всеобщее обозрение вопросы в письменном виде, тогда в поле темы выступления нужно сделать пометку, что текст прилагается. Вместе с протоколом подшивается копия с содержанием.
Раздел «Выступили». В кратком документе указываются только фамилии людей, которые предложили свои варианты решения спорных вопросов и конфликтов на предприятии. В полном протоколе отображают всю информацию, которая прозвучала на конференции. Это могут быть даже встречные вопросы, дискуссии и обсуждения.
Раздел «Постановили». Здесь фиксируют общее решение, которое было принято с помощью голосования. Его формулируют кратко, лаконично и без лишних подробностей

Важно детально отобразить информацию, чтобы она не имела другого толкования и была осмыслена правильно. В этом разделе указывают фамилии людей, которые принимали участие в голосовании, поддержали идею, выступили против или воздержались от дискуссии

Решение может содержать неограниченное количество пунктов. Они должны нумероваться и располагаться в порядке значимости.

Чем отличается протокол учредителей от решения

Утверждается такое положение руководителем предприятия или же выносится на обсуждение ОС (крайне редко).А как быть, если в ООО всего один участник?

Обязательно ли ведение протокола или достаточно оформлять решения участника? Закон не делает исключения для таких обществ.

Протокол общего собрания участников ООО по форме и содержанию ничем в этом случае не отличается от протокола с большим количеством участников.В нашем сегодняшнем материале мы рассмотрим, как составляется протокол собрания учредителей ООО, какую информацию он должен содержать.

Также в статье рассмотрены виды протоколов собрания учредителей ООО. В нижней части страницы читатель может скачать образец протокола общего собрания учредителей ООО 2020 года.Общества с ограниченной ответственностью на сегодняшний являются наиболее популярной формой организации юридического лица.

Согласно действующему законодательству, юридические

Общепринятые правила оформления протоколов

Протокол заполняется четко и аккуратно

Резюмируя сегодняшний материал, обратим внимание на принципы или, как будет правильней, правила оформления протоколов. Безусловно, для каждой сферы применения подобных бумаг фундаментальные основы их составления могут быть свои, однако и здесь можно выделить некоторые общие положения, встречающиеся вне зависимости от особенностей конкретных ситуаций

К подобным, общепринятым правилам оформления протокола стоит отнести:

Аккуратность и грамотность составления документа. Главное в оформлении протокола – это доступность его рассмотрения для субъектов рассматриваемой в бумаге ситуации

При этом совершенно неважно, оформлен ли документ письменно, в печатном формате или имеет ли специализированную лексику. Если он понятен тем людям, относительно которых составлялся, значит — протокол оформлен верно.
Сохранение общепринятого содержания протокольной документации

Как было упомянуто выше, в любом протоколе выделяют три основные составные части – перечень субъектов рассматриваемой ситуации, факта, описание последних и некоторые формальные пункты. Все это, хотя бы максимально кратко, важно отражать в абсолютно любом протоколе. В ином случае составленную бумагу, возможно, и нельзя будет отнести к протокольной документации.
Соблюдение мер законности. Наверное, детально объяснять этот аспект оформления протоколов не нужно. Каждый человек понимает, что организуемые им правоотношения и составляемые по ним документы не должны приступать определенные законом нормы. Если нечто подобное случится, то никакой фактической и юридической значимости оформленные бумаги иметь не будут. Такого исхода событий допускать не стоит.

Пожалуй, на этой ноте относительно протокольных документов повествование можно завершать. Надеемся, представленный материал был полезен каждому читателю и дал ответы на интересующие вопросы. Удачи во всех начинаниях!

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Напишите свой вопрос юристу в форму ниже:

Каковы особенности для закупок

ВАЖНО!

По тексту приняты такие сокращения:

  • ПР — протокол разногласий;
  • ПСР — протокол согласования разногласий.

ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ

к договору № 256 от «22» июля 2020 г.

г. Новоуральск «22 » июля 2020 г.

Федеральное государственное унитарное предприятие «Национальный оператор по обращению с радиоактивными отходами» (ФГУП «НО РАО»), именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице заместителя генерального директора — начальника отделения «Новоуральское» отделения «Северское» ФГУП «НО РАО» Александрова Вячеслава Владимировича, действующего на основании доверенности от 04.07.2019 №319/62/2019-ДОВ, с одной стороны, и

Общество с ограниченной ответственностью «УРАЛКРАН» (ООО «УРАЛКРАН»), именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице представителя Тимашова Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Доверенности № 1/1 от 01.01.2020, с другой стороны, вместе именуемые Стороны, подписали настоящий протокол согласования разногласий о нижеследующем:

Раздел/пункт Договора

Редакция Исполнителя

Редакция Заказчика

Согласованная Сторонами редакция

Раздел 2, пункт 2.1 второе предложение

По тексту Договора

По версии ПР

В редакции Заказчика.

Раздел 2, пункт 2.3

По тексту Договора

По версии ПР

В редакции Заказчика.

Раздел 2, пункт 2.4

По тексту Договора

По версии ПР

Стороны обязаны по завершении обязательств по договору произвести сверку расчетов по обязательствам, возникшим из исполняемого договора. Исполнитель обязан предоставить подписанный акт сверки расчетов по форме, установленной в Приложении № 6, (далее — акт сверки), составленный на последнее число месяца, следующего за датой исполнения обязательств по договору, в 2 экземплярах. Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней от даты получения акта сверки подписывает акт сверки и возвращает один экземпляр Исполнителю либо, при наличии разногласий, направляет в адрес Исполнителя подписанный акт сверки с указанием причины расхождений.

Раздел 3, пункт 3.2.4

Отсутствует в тексте Договора

По версии ПР

  • основания для оформления пропусков (указывается номер договора);
  • сроков оформления пропуска с …. до ….;
  • списка работников, составленного в алфавитном порядке с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности, даты рождения, паспортных данных (номер, серия, кем и когда выдан), адреса регистрации.

Раздел 3, пункт 3.2.5

Отсутствует в тексте Договора

По версии ПР

В редакции Заказчика.

Раздел 6, пункт 6.2

По тексту Договора

По версии ПР

При выявлении некачественного выполнения работ по вине Исполнителя Заказчик обязан вызвать Исполнителя для составления двустороннего акта-претензии. Исполнитель обязан сообщить о своем намерении направить/ не направлять представителя для фиксации недостатков работ и составления акта в течение 2 рабочих дней с момента получения вызова от Заказчика. Если Исполнитель готов направить своего представителя, то Заказчик обязан обеспечить его допуск на территорию выполнения работ, в соответствии с п. 3.1.3 настоящего Договора.

Если Исполнитель отказывается от совместного составления акта, Заказчик вправе составить акт-претензию в одностороннем порядке.

Условия исполнения договора осуществляются Сторонами с учетом изменений, согласованных в столбце «Согласованная Сторонами редакция» настоящего ПСР.

Настоящий ПСР является неотъемлемой частью Договора № 256 от «22» июля 2020 г.

Настоящий ПСР составлен в двух идентичных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному — для каждой из сторон.

По всем вопросам, не урегулированным настоящим ПСР, стороны руководствуются действующим законодательством РФ и подписанным сторонами Договором № 256 от «22» июля 2020 г.

Заказчик:

Заместитель генерального директора —

начальник отделения «Новоуральское»

________________ В.В. Александров

«___» ___________ 20___ г.

Исполнитель:

Представитель по Доверенности

№ 1/1 от 01.01.2020 г:

________________Д.А. Тимашов

«___» ___________ 20____ г.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

  1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  2. Участкам  в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком.  Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Виды протоколов

Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.

Протокол встречи

Бизнес-встречи – это неотъемлемая часть всех процессов в деловой среде. Проходить они могут официально, с учетом назначенного времени и только в помещении офиса. Также весьма популярны и неформальные деловые свидания. Во втором случае можно обойтись без протокольных подтверждений разговора. Если же встреча официальная, то она должна быть письменно оформлена по всем правилам.

Протокол ведет секретарь или другое лицо, обладающее такими полномочиями. Чтобы не отставать от хода беседы, постарайтесь выяснить примерный список вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. Не лишним будет также наличие диктофона, чтобы не упустить детали, ведь протокол – это очень подробное описание делового мероприятия.

Следует записать имена тех, кто присутствует, а также отсутствующих. Для себя можно сделать пометки относительно месторасположения всех, кто пришел на встречу, чтобы без ошибок указать авторство тех или иных слов.

В начале каждого собрания определяется порядок рассмотрения вопросов, обязательно запишите его дословно.

Если на встрече было голосование, то укажите его итоги (сколько человек проголосовали «за», а сколько – «против»). В случае, когда на собрании было небольшое количество присутствующих, вы имеете возможность также отметить фамилии и имена всех проголосовавших.

Не откладывайте оформление протокола в долгий ящик, ведь за это время вы можете забыть детали встречи.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

  1. Совещание

    Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

    Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

    В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. 

  2. Заседание

    Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

    Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

    Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

    Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

  3. Собрание 

    Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

    Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

    Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Структура протокола

В независимости от вида протокола его структура делится на вводную и основную части. Во вводной части включаются данные о месте/дате составления протокола, его номере, а также информация об участниках совещания и повестке. Оформляется это следующим образом:

  • председатель — как правило, руководитель организации;
  • секретарь — лицо, ответственное за ведение протокола. Как правило, это работник отдела делопроизводства, но может быть и иной назначенный руководителем сотрудник;
  • раздел «присутствовали», в котором перечисляются должности и ФИО присутствовавших на заседании сотрудников как самой организации, так и приглашенных со стороны.

В повестке совещания перечисляются кратко вопросы, которые будут обсуждаться.

Повестка обычно утверждается заранее. Если повестка объемная, она может быть приложена к протоколу отдельным документом.

В основной части протокола располагается информация о ходе совещания. Если протокол краткий, то будет достаточно информации о принятых по каждому пункту повестки решениях.

Если протокол полный, то по каждому пункту повестки выделяются следующие разделы, которые оформляются с прописной буквы:

  1. СЛУШАЛИ. Здесь указываются ФИО докладчика по конкретному вопросу повестки и излагается суть его выступления;
  2. ВЫСТУПИЛИ. В данном разделе указывается информация о других лицах, высказавших свое мнение по вопросу повестки;
  3. РЕШИЛИ. В данном разделе излагается суть принятого решения. Также этот раздел можно озаглавить «ПОСТАНОВИЛИ».

Трактовка слова в разных сферах жизнедеятельности

Протокол — формальный документ

Как было отмечено выше, с древней истории, предположительно со времен постройки египетских пирамид, семантика термина «протокол» стала заметна шире.

Конечно, существенная модернизация и видоизменения в трактовке данного слова имели место, однако в большинстве его формулировок оно сохранил свой истинный формат документа.

Содержание бумаг с названием «протокол» и их общая формация определяются тем, в какой именно сфере жизнедеятельности, науки они используются. В качестве типовых примеров стоит выделить следующие формулировки рассматриваемого термина:

  • Протокол – это листовый одинарный документ, который приклеен к папирусовому свитку и содержит в себе титульную информацию данного свитка, а также его краткое содержание (в сфере исторического документоведения).
  • Протокол – бумага определенной формации, использующая для законной фиксации случившихся или происходящих событий (в юриспруденции).
  • Протокол (собрания) – документ, составленный в официальной письменной форме и отражающий ход, результаты, особенности течения некого собрания (в сферах обществоведения, судебной практики и многих других).
  • Протокол (соревнований) – документация, использующаяся и создающаяся для слежения за ходом и результатами спортивных соревнований (в спорте).
  • Протокол – один из многочисленных видов международных соглашений или его части в виде приложения (в сфере международных отношений).
  • Протокол – некоторая устоявшаяся, скорей всего, исторически, форма проведения конкретных церемоний, процедур или иных официальных мероприятий, определяющая основные правила и предписания к их реализации (в деловой сфере отношений).
  • Протокол (диагностических процедур или терапии больного) – план, составленный врачом и используемый для организации терапевтических процедур относительно конкретного человека (в медицине).

Как видите, трактовок у термина «протокол» довольно-таки много

Большинство формулировок существенных различий между собой не имеют, однако в любом случае они есть и их важно уметь выделять при рассмотрении определения в конкретной сфере жизнедеятельности человека

В противном случае из-за незнания каких-то базовых понятий можно допустить некоторые ошибки, которые конкретно в вашей ситуации будут просто недопустимы.

Что такое протокол и как правильно его составлять, подскажет видеосюжет:

Составление протокола

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам
:

  1. Подготовительные действия;
  2. Составление протокола;
  3. Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений
, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Чем отличается протокол от постановления ГИБДД

  • составлялась ли схема ДТП;
  • были ли права и обязанности разъяснены инспектором ГИБДД;
  • если сотрудник везде указал слово «нарушитель», его нужно исправить на «водитель» (вину еще не доказали);
  • были ли вписаны свидетели автомобилиста.
  • действия должностных лиц и порядок, в котором они выполнялись;
  • состояние, качество дороги, наличие или отсутствие разметки, освещался ли участок дороги, на котором было совершено нарушение;
  • тип перекрестка (регулируемый или нерегулируемый), на котором водитель совершил нарушение, был ли исправен светофор, были ли знаки приоритета;
  • другие важные обстоятельства.