Как отправить в роскомнадзор уведомление о сборе и обработке персональных данных

Содержание

Для того чтобы попасть в реестр операторов персональных данных (ПДн), необходимо предоставить следующую информацию:

наименование (или ФИО), адрес;
цель обработки;
категории ПДн;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
правовое основание;
перечень действий с ПДн и их способы обработки;
описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 Федерального закона №152-ФЗ, в том числе, сведения о наличии шифровальных средств;
данные физического или юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных;
дата начала обработки информации;
срок или условие прекращения обработки;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи ПДн в процессе их обработки;
сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации;
сведения об обеспечении безопасности ПДн.

Обязательства и исключения

Под определение оператора обработки данных подпадают частные хозяйствующие субъекты, а также государственные и муниципальные структуры, которые производят обработку персональных данных в рамках своей основной деятельности.

Обязательства наступают для них автоматически в соответствии с законодательными актами. Но существует и перечень исключений. В него включены ЮЛ и ФЛ, которые:

получают и обрабатывают данные в рамках трудовых отношений;
не автоматизировали процесс работы с данными;
оформляют договора с ФЗ без передачи ПД третьей стороне;
собирают и производят обработку персональных данных для внутреннего пользования (актуально для религиозных и общественных организаций);
манипулируют открыто выложенными для всеобщего пользования данными;
имеют пропускную систему;
берут данные из государственных инфосистем;
включают в себя только фамилию, имя и отчество субъекта ПД;
оформляют проездные документы (что невозможно осуществить без обработки данных).

Перечисленные субъекты могут не беспокоиться об отправке уведомления об обработке данных в надзорный орган. Но списки периодически корректируются и их актуальность рекомендуется проверять один раз в 6 месяцев.

Пример уведомления

Уведомление об обработке персональных данных

Общество с ограниченной ответственностью»Сделка», ИНН 78441545, ОГРН 3546854613, Московская область, г.Климовск, ул. Ядерная, 38,

руководствуясь ч. 1 ст. 15 Закона «О персональных данных», п. 18 Правил продажи товаров дистанционным способом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 27.09.2007 № 612,

с целью осуществления деятельности по продвижению товаров на рынке,

осуществляет обработку общих персональных данных — фамилия, имя, отчество, пол, адрес местожительства, семейное положение, профессия,

принадлежащих физическим лицам — потенциальным покупателям интернет-ресурса «gfjhegi.ку»

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться путем: сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновление, изменение), извлечения, использования, передачи (распространение, предоставление, доступ), обезличивания, блокирования, удаления, в смешанной форме.

Для обеспечения безопасности персональных данных принимаются следующие меры: назначено ответственное лицо, утверждена должностная инструкция, положение о персональных данных, ограничен доступ к персональным данным, учет машинных носителей персональных данных.

Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи данных: отсутствует.

За обработку персональных данных ответственное лицо — генеральный директор Авдющенко Павел Петрович, 368561646356

Дата начала обработки данных: 28 июля 2022 г.

Срок или условие прекращения обработки данных: получение отзыва согласия на обработку персональных данных

Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ: Московская область, г.Климовск, ул. Ядерная, 38,

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных: организован режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система. Возможность неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения отсутствует. Носители информации хранятся в сейфе. Издан Приказ перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным (26.07.2022 г. № 49)

Уведомление о персональных данных в роскомнадзор образец заполнения

Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).С пассивностью операторов в этом вопросе государство, в лице уполномоченного органа (Роскомнадзора), борется регулярными мерами – проводится выборочная рассылка официальных запросов

Многие юридические лица уже столкнулись с такими запросами.Это запросы уполномоченного органа по поводу подачи уведомления об обработке персональных данных.Здесь важно учесть, что запрос Роскомнадзора — это официальное обращение государственного органа, игнорирование которого, так же как и некорректный ответ, может повлечь административную ответственность. Возможны две ситуации: Для начала рассмотрим первую ситуацию.Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней

Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. В соответствии со статьей 19.7 Ко АП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность. Многие организации подают уведомление, не разобравшись в законе, и тем самым подставляют себя под удар, потому что часто в «быстрых» уведомлениях содержатся ошибки или неполные данные.Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ.

Следует обратить внимание на то, все ли пункты уведомления заполнены.Статья 19.7 Ко АП РФ предусматривает ответственность и за подачу уведомления в неполном объеме.В свою очередь, скоропостижный отказ в подаче уведомления, также может содержать множество ошибок.Так, некоторые организации, обрабатывающие данные не только своих работников (например, учебные либо лечебные учреждения), в своем ответе ссылаются только на пункт 1 часть 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».Чтобы избежать этих ошибок, мы советуем, получив запрос, не торопиться. Прежде всего, найдите непосредственную форму уведомления — она находится на сайте Роскомнадзора.Изучив форму, вы поймете, что заполнение уведомления — это серьезная работа, и если раньше вы ничего не делали в отношении регламентации обработки и защиты персональных данных, то теперь придется заняться этим вплотную

Прежде всего необходимо выполнить самообследование.

Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления.В нем четко видно, что необходимо определить: В качестве помощника в затруднительных ситуациях можно использовать

утвержденных приказом Роскомнадзора от г.Эти рекомендации содержат то, что хочет от вас видеть Роскомнадзор в уведомлении.Если вам удалось провести полноценное обследование, и вы выявили самое главное — цели обработки персональных данных, то дальше следует обратиться к части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».

Последствия неуведомления

РКН регулярно проводит проверки оператор ПД и даже лиц, которые под определение не подпадают. В случае, если объект имеет право не уведомлять Роскомнадзор, необходимо быть готовым аргументированно доказать, что в данном случае это законно. Если же надзирательный орган в ходе проверки столкнется с нарушениями, в частности неуведомлением об обработке ПД, придется нести ответственность.

За неуведомление РКН оператором ПД предусмотрена уплата штрафов. Компании придется заплатить штраф в размере 5000 рублей, а руководству – 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ). Штраф может последовать не только за неуведомление, но и за предоставление недостоверных или устаревших сведений.

Почему приходят письма о персональных данных

Важно! Права граждан при обработке их персональных данных подлежат защите (ст. 2 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее — закон № 152-ФЗ)

Обратите внимание! Под обработкой понимают сбор данных, их запись, накопление, хранение, использование, распространение и т. д. Что такое биометрические персональные данные

Подробнее

Что такое биометрические персональные данные

Подробнее

Точный перечень персональных данных отсутствует. Такими данными считают любую информацию, которая относится к определенному лицу, в частности:

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ф. И. О.;
реквизиты паспорта;
биометрические данные;
значимые даты (дата рождения, вступления в брак, развода) и т. д.

Обработка персональных данных возможна:

с согласия гражданина;
при необходимости достижения целей, предусмотренных законом;
в связи с участием лица в судопроизводстве;
при исполнении судебного акта и т. д. (полный список см. в ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ).

Подробности читайте в нашей статье «Порядок обработки персональных данных».

Если гражданин обнаружит неправомерную обработку его персональных данных, то он имеет право обратиться за защитой своих прав напрямую к владельцу сайта (оператору) или в Роскомнадзор.

Таким образом, письма из Роскомнадзора о персональных данных приходят, если обнаружено неправомерное использование таких данных.

Кто может осуществлять сбор, обработку информации?

Реестр операторов персональных данных – это общая федеральная база, куда Роскомнадзор вносит сведения о юридических и физических лиц, осуществляющих сбор и обработку подобной информации.

Так называемыми «операторами» могут быть как органы власти: федеральной, субъектов федерации или муниципальной, так и коммерческие структуры, банки, торговые сети, выдающие карты клиентов, и прочие.

В последних правках, внесенных в 2017 году, законодатели уделили особое внимание Интернет-ресурсам, имеющим формы для регистрации пользователей. Регистрация в Роскомнадзоре обязательна для всех физических и юридических лиц, которые намерены заниматься сбором и обработкой персональных данных, кроме исключений, указанных в части 2 статьи 1 и части 2 статьи 22

Регистрация в Роскомнадзоре обязательна для всех физических и юридических лиц, которые намерены заниматься сбором и обработкой персональных данных, кроме исключений, указанных в части 2 статьи 1 и части 2 статьи 22.

Цель создания по закону

Закон декларирует свою цель как обеспечение защиты прав и свобод человека, неприкосновенности личной жизни и семейной тайны. Реестр предоставляет всем заинтересованным сторонам информацию о том, кто, в каких целях и какие данные граждан собирает, обрабатывает и хранит. Это позволяет более эффективно бороться с правонарушениями в данной области.

Кроме того, наличие ответственности за манипуляции со сбором персональных данных стимулирует операторов тщательно подходить к вопросам информационной безопасности. В 2015 году законодатель потребовал хранить данные только на серверах, размещенных на территории России, что, очевидно, было реакцией на ухудшение международной обстановки. Хранение данных на серверах направлено на усиление защиты персональной информации россиян от внешних посягательств.

Кто вносит изменения в перечень?

Изменения в реестр вносит Роскомнадзор на основании уведомления операторов. На рассмотрение представленной информации ведомству отводится 30 дней.

Сведения об операторах общедоступны, за исключением описания средств и мер безопасности, которые оператор применяет для защиты своих баз.

Отправка с помощью Контура

Все предыдущие варианты имеют один существенный недостаток – пользователь редко представляет, как подступиться к уведомлению. Процесс заполнения занимает от 2-3 часов до нескольких дней, так как форма изобилует специфическими и профессиональными терминами, ошибаться в которых нельзя.

Контур решает эту проблему в один клик. Чтобы отправить уведомление в Роскомнадзор достаточно войти в сервис и нажать на одну вкладку «Отправить уведомление». Данные вносятся в автоматическом режиме без участия пользователя.

При этом на экране будет доступна информация следующего характера:

номер, присвоенный уведомлению;
цифровой ключ.

Проверить текущий статус по отправленному уведомлению можно не выходя из программы, нажав вкладку «Проверить состояние». Теперь бумагу можно распечатывать и отправлять почтой в качестве подтверждения в Роскомнадзор.

После того, как РКН примет решение по отправленному уведомлению, Контур вышлет электронное письмо с данными на мэйл пользователя. Теперь можно браться за обработку сведений.

Получить более подробную информацию о сервисе можно связавшись со специалистами нашего удостоверяющего центра.

Обработка персональных данных – это стандартный процесс, с которым ЮЛ и ФЛ сталкиваются ежедневно. Но узаконить его без Роскомнадзора и уведомления об обработке персональных данных невозможно.

В каких случаях можно обойтись без него?

Обработка ПД без уведомления федерального надзорного органа может осуществляться в следующих случаях:

при получении конфиденциальных сведений в рамках трудовых отношений;
при осуществлении операций без использования автоматизированных средств – компьютеров и баз данных;
при оформлении договоров с физическим лицом – в случае, если лицо обязуется не предоставлять данные третьей стороне;
если данные собираются общественной или религиозной организацией и предполагают исключительно внутреннее пользование;
при оперировании со сведениями, которые выложены лицом в открытый доступ;
компаниям, в которых действует пропускная система – где сведения принимаются лишь для оформления одноразового пропуска;
если обрабатываются данные, содержащиеся в государственных информсистемах ПД;
если информация собирается транспортными компаниями с целью оформления проездных документов.

Полный перечень случаев, не подлежащих уведомлению РКН, содержат пункты 1-9 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Важно!!! Юридическим и физическим лицам рекомендуется отслеживать изменения в законодательстве – статус оператора ПД может поменяться, и тогда придется отправлять уведомление в Роскомнадзор

Что нужно знать об уведомлении Роскомнадзора об обработке персональных данных

В мае 2020 года Роскомнадзор утвердил методические рекомендации о том, как известить об обработке сведений, которые компании получают от сотрудников и клиентов. Рассмотрим, в каких случаях требуется уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных и как подготовить документ. Правила обработки персональных данных и обязанности компаний-операторов изложены в «О персональных данных».

В частности, в ст. 22 этого закона указали, что компания-оператор перед началом своей деятельности обязана известить Роскомнадзор. Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных осуществляют в соответствии с …, утв. приказом Роскомнадзора от 30 мая 2020 г.

№ 94

Обратите внимание, что согласно приказу № 94 утратили силу , утв. Роскомнадзором от 29 января 2020 г

Также с 21 августа 2017 года больше не действует приказ Минкомсвязи России .

Памятки по работе с персональными данными Направить в адрес Роскомнадзора уведомление об обработке персональных данных должен каждый . Компания является оператором, если в том или ином виде взаимодействует с информацией, которую получает у граждан и которая входит в такие данные. В частности, если компания получает у клиентов сведения о месте проживания, паспортные данные и т.

п., она является оператором. Из общего правила есть исключения. Уведомлять Роскомнадзор не нужно, если:

персональные данные используют только в договорной работе – например, в договоре указывают персональные данные представителя контрагента;
компания получает и обрабатывает информацию только о ;
при обработке данных не применяют средства автоматизации (см. ).

Ч.

2 ст. 22 закона № 152-ФЗ содержит перечень исключений. Во всех остальных случаях Роскомнадзор должен получить уведомление об обработке персональных данных.

Уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных нужно при помощи документа, составленного по форме. Воспользуйтесь сайтом ведомства, чтобы подготовить уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных, форма документа .

Ведомство ведет реестр операторов персональных данных. После того, как уведомление об обработке персональных данных направляют в Роскомнадзор, в течение 30 дней документ должны обработать и поместить сведения о компании в реестр.

Рекомендуем прочесть: Межведомственная комиссия по защите государственной тайны уменьнение ограничения на аыкзж

Внесение компании в список операторов можно проверить на сайте. Информация о файле Если уведомлять Роскомнадзор будут в электронном виде, нужно:

распечатать получившийся документ;
поставить подпись и переслать в территориальный орган ведомства по месту нахождения компании.
заполнить образец формы уведомления об обработке, который есть на сайте;

Подавать уведомление в ведомство можно не только через портал Роскомнадзора, уведомление об обработке персональных данных примут на . Также для извещения Роскомнадзора можно использовать бумажную форму документа: , заполнить его и направить по почте.

В уведомление на обработку персональных данных Роскомнадзор включил разделы, которые касаются характера сведений, цели их сбора, методов работы.

О согласиях на обработку персональных данных

Несколько целей в одном согласии

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Получение согласия на обработку персональных данных при заключении договора

Если обработка персданных осуществляется в соответствии с условиями договора и только для его исполнения, то согласие не требуется.

Но если в договор включаются положения, не связанные с его предметом, то на такие действия необходимо получать отдельное согласие на обработку персональных данных.

Например, в договор оказания услуг связи включаются положения о проведении исследований или на рассылку рекламы.

Согласия на обработку персональных данных соискателя и близких родственников

Трудовым кодексом урегулированы отношения только между работодателем и работником и не охвачены вопросы поиска работы. Поэтому единственным правовым основанием для обработки персональных данных соискателей является его согласие.

Часто соискателю предлагается заполнить анкеты, в которых предусмотрены сведения о близких родственниках, но очень сложно получить согласия от самих родственников. В таких случаях рекомендуется все же убедить соискателя в необходимости получения согласия от родственников.

Например, сообщить о необходимости проверки конфликта интересов.

Обработка персональных данных родственников сотрудника имеет ряд особенностей

Обработка персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированными формам, например, карточками Т-2, согласия не требует. Но на обработку ПД, которые не содержаться в типовых формах, но необходимы работодателю, требуется получать согласие.

Электронные копии согласий на обработку персональных данных

Сканы письменных форм согласий на обработку делать не запрещено. Но если есть электронные копии, то можно ли уничтожить оригинал на бумажном носителе?

Роскомнадзор рекомендует принимать во внимание положения процессуальных кодексов, где предусмотрено, что в случае рассмотрения судебного спора необходимо предоставить суду подлинники письменных доказательств. Поэтому при принятии решения о замене оригинальных экземпляров на электронные копии, необходимо учитывать эти риски

Срок согласия на обработку персональных данных

По мнению Роскомнадзора срок согласия должен быть ограничен конкретным сроком или достижением цели обработки персональных данных, например, исполнением договора.

Если конкретный срок определить затруднительно, то рекомендуется обработку ПД ограничивать достижением цели обработки.

Форма согласия на получение рассылки от иностранного сайта

Достаточно ли получения согласия в электронной форме в виде проставления галочки в чек-боксе, если сайт или его администратор находятся за пределами РФ?

Роскомнадзор считает, что если сайт направлен на граждан России, то презюмируется, что он соблюдает требования национального законодательства России — в частности, соблюдает правило локализации. Следовательно, такая форма выдачи согласия допустима.

Кто и когда: просто о сложном

Обязанность заполнения и отправки уведомления об обработке персональных данных может быть возложена на разных сотрудников:

руководитель компании;
юрист;
кадровик;
представитель администрации.

Чаще всего заботы о получения статуса оператора ПД возлагаются на лицо, которое будет в дальнейшем заниматься обработкой полученных данных.

Сроки подачи уведомлений законодательством не оговорены. Но в любом случае сделать это нужно до начала обработки персональных данных. Чтобы обезопасить себя, рекомендуется отправлять уведомление об обработке персональных данных сразу же после регистрации в качестве частного предпринимателя или юридического лица.

Отправка почтой или курьерской службой

Этот вариант, как основной, с каждым годом выбирают все реже. Он включает в себя несколько этапов:

войти на сайт Роскомнадзора;
скачать форму уведомления;
распечатать документ;
внести в графы данные;
подать на подпись руководителю и уполномоченному работать с ПД лицу;
заверить печатью.

Далее клиенту нужно отправить бумагу в Роскомнадзор (местное отделение) и ожидать его приемки. Только после этого можно заниматься обработкой данных.

Почтовая отправка, несмотря на кажущуюся простоту, имеет массу минусов:

сложности с заполнением формы;
большие временные затраты;
необходимость лично ехать на почту;
невозможность сразу увидеть данные по статусу заявки и не только.

Чаще всего отправка уведомления почтой используется как вспомогательный способ, отмеченный в законодательном акте.

Что изменилось в обработке персональных данных с 1 марта

Из Федерального закона от 30.12.2020 № 519-ФЗ следует, что:

Молчание или бездействие ни при каких обстоятельствах нельзя расценивать как согласие на обработку ПД.
Согласие на обработку ПД, разрешенных для распространения, оформляется отдельно. Оператор обязан обеспечить субъекту ПД возможность определить перечень персональных данных по каждой категории, указанной в согласии на обработку.
В согласии на обработку ПД, разрешенных для распространения, можно установить запреты на передачу этих персональных данных неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки данных неограниченным кругом лиц. Оператор не вправе отказать в этом случае.

Как прекратить передачу данных, разрешенных для распространения

Законодательство обязывает прекратить передачу ПД, разрешенных для распространения, в любое время по требованию субъекта.

Для этого нужно правильно оформить требование, то есть указать в нем следующую информацию:

ФИО;
контактные данные;
перечень персональных данных, обработку которых нужно прекратить.

Указанные ПД могут обрабатываться только оператором, которому оно направлено.

Информационное письмо роскомнадзор

Содержание Роскомнадзор ведёт реестр операторов — компаний, выполняющих требования закона «О персональных данных». Чтобы попасть в реестр, компания подаёт уведомление об обработке персональных данных.

Это может быть непросто сделать: непонятно, когда подавать уведомление, как его заполнить и как убедиться, что информация дошла до Роскомнадзора. Закон «О персональных данных» требует, чтобы каждая компания подала уведомление.

В законе есть несколько исключений, позволяющих ряду компаний избежать этого. В этом случае нужно быть готовым юридически грамотно доказать контролирующему органу, что исключения на компанию распространяются. Сделать это не так-то просто: отсутствие уведомления — одно из самых частых нарушений, выявляемых в ходе проверок Роскомнадзора.

Самый лучший вариант — подать уведомление и обезопасить компанию от вопросов контролирующего органа, почему это не было сделано.

На практике этого не происходит. Уведомление подаётся до начала обработки персональных данных.

Исходя из буквы закона, это нужно сделать в первые дни после государственной регистрации юридического лица или ИП.

Часто решение подать уведомление принимается тогда, когда компания работает уже несколько месяцев или несколько лет. Не стоит опасаться штрафа или других санкций за «опоздание» с подачей уведомления. А вот если компанией заинтересуется Роскомнадзор (придёт с проверкой или пришлёт «письмо счастья», где потребует подать уведомление), тогда штрафа будет не избежать.

Важный нюанс: даже если уведомление подаётся с «опозданием», в качестве «даты начала обработки персональных данных» лучше указать дату государственной регистрации компании.

Уведомление нужно подать через интернет (в электронном виде) и направить по почте (в печатном виде).

Электронная форма уведомления заполняется на сайте Роскомнадзора.

Требуется указать достаточно много информации, и это не так-то просто сделать, несмотря на наличие подсказок. Нужно быть готовым сформулировать правовые основания и цели обработки персональных данных, описать совершаемые с ними действия и указать, каким образом обеспечивается их безопасность. После отправки электронной формы сайт Роскомнадзора предложит скачать уже заполненную печатную форму.

Её нужно будет распечатать, подписать и удостоверить печатью компании, после чего отправить по почте в территориальный орган Роскомнадзора. Это необходимо, чтобы подтвердить сведения, поданные через интернет.

Ещё можно заполнить уведомление в электронном виде на Портале государственных услуг, однако это менее удобный способ.

После заполнения уведомления на сайте Роскомнадзора компания получит номер уведомления и секретный ключ. С их помощью на специальной странице можно уточнить статус уведомления и узнать, когда его сведения попадут в реестр операторов. Вся информация в реестре операторов общедоступна, кроме сведений об обеспечении безопасности персональных данных.

Отправка уведомления в роскомнадзор