Акт приема-передачи технической документации. бланк и образец 2021 года

Оглавление

Акт приема-передачи документации — требования и содержание

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Процесс передачи

В случае получения согласования рабочих документов компания-проектировщик передает другой стороне (заказчику) следующие бумаги:

Рабочие документы.
Акт приемки-сдачи работ. Документ оформляется в двух экземплярах по форме КС-2.
Справку с указанием стоимости сделанной работы (форме КС-3).
Акт приема-передачи проектной документации. Документ оформляется в 2-х экземплярах, а его форма, как правило, оговаривается в договоре между сторонами.

У заказчика имеется пять или более (по условиям договора) дней с момента получения акта приемки-передачи проекта, справки КС-3 и акта КС-2, а также комплекта бумаг для рассмотрения полученной информации и направления компании-проектировщику подписанного акта приема-передачи, справки КС-3, акта КС-2. В случае если заказчика не устраивает качество производства работ, он направляет исполнителю отказ от приемки и перечисляет имеющиеся замечания.

Днем приема работы считается дата подписания заказчиком акта приема-передачи проекта, а также акта по форме КС-2. После получения компанией-проектировщиком подписанного акта в течение двух суток (или другого срока по договору) он направляет заказчику счет-фактуру и счет на оплату услуг с учетом подписанного акта.

Правила оформления

Копии материалов, выполненных в графической и текстовой форме, а также отчетные технические бумаги по инженерным изысканиям собираются в брошюру в виде томов, сложенных в А4. Процесс брошюровки представляет собой размещение материалов проекта в твердых папках со специальными крепежами или переплете. Копии проекта для передачи заказчику комплектуются в папки, а сами документы складываются в формате А4 с учетом разделов. Полные правила оформления рассмотрены в ГОСТ Р 21.1101.2013 (пункт 8). При наличии соответствующих условий в задании на проектирование вместе с бумагами на бумажном носителе исполнитель передает проектную документацию в электронной форме.

Руководитель, отвечающий за создание проекта, формирует документацию, а также отчетно-технические бумаги по инженерным изысканиям в электронной форме с учетом задания на проектировку. К документации, которая выдана заказчику в электронной форме, относятся сканированные графические или текстовые файлы проекта с подписями исполнителей и руководителей в штампах, а также проект в электронной форме, заверенный с применением цифровой подписи. Проект в электронном виде распределяется по папкам, в которые попадают файлы по принципу сброшюрованных томов. Далее заказчик получает проект, оформляет накладные и передает бумаги заказчику в количестве, которое определено заданием (договором).

Передача проекта — работа, выполнение которой берет на себя отдел механизации и выпуска такой документации. Контроль процесса осуществляет руководитель проектной организации. Оформлением, комплектацией и переплетом проекта занимается служба механизации и выпуска. Именно она готовит накладные и передает готовый проект заказчику. В свою очередь, финансовая служба оформляет акты приема-передачи бумаг и подписывает их у принимающей стороны (заказчика).

Передача в архив

Служба механизации и выпуска передает руководству проекта весь пакет бумаг, которые собраны в тома, а также другие материалы. Руководитель проекта после полной передачи проекта заказчику должен направить полный комплект готовой документации (в электронной и бумажной форме) в архив. Для передачи бумаг в архив руководитель должен сформировать полный комплект рабочих документов, состоящий из подготовленных графических и текстовых материалов проекта, а также технической и отчетной документации по изысканиям в инженерной сфере. Под подготовкой понимается комплектация проекта в твердых папках или переплетах со специальными замками (креплениями).

Одновременно с комплектацией проекта в бумажном виде руководитель проекта формирует комплект бумаг и материалов по инженерным изысканиям в электронном виде. В частности, передаются отсканированные материалы в графической и текстовой форме с подписями исполнителей и руководства в специальных штампах. Кроме того, передача осуществляется в формате программ, которые применялись для создания проекта.

Документы, имеющие электронный вид, формируются в папки, помещаемые в полистовые файлы аналогично сброшюрованным томам. Передача проекта в архив производится с учетом описи передаваемого проекта.

Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.

В бланк необходимо внести следующие сведения:

- Номер акта, дату и место его составления.
- Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
- Название передаваемого фонда.

Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
Полное наименование архива.
За какие годы сдаются бумаги.
Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).
Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
Номер фонда в госархиве.
ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.

После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.

К сведению! 20 декабря 2019 года приказом № Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.

Какие обязанности по охране труда есть у подрядчика?

Общие требования содержатся в статье 751 Гражданского кодекса. Так, подрядчик в ходе проведения работ должен соблюдать требования природоохранного законодательства и обеспечивать безопасность самих работ. При этом он не вправе использовать материалы и оборудование, предоставленные заказчиком, если это может привести к нарушению безопасности работ или законодательства об охране окружающей среды. Запрет распространяется и на выполнение указаний заказчика, если они могут повлечь аналогичные последствия.

Остальные обязанности подрядчика по охране труда необходимо включать в договор подряда. Это нужно сделать, чтобы разграничить ответственность за безопасность строительных работ между заказчиком и подрядчиком. Требования в договоре желательно выделить в отдельную статью. Она может включать следующие пункты:

Подрядчик (субподрядчик) несет ответственность за выполнение необходимых мероприятий по охране труда и за безопасное производство работ.
Подрядчик представляет заказчику (генподрядчику) приказы о назначении лиц, ответственных за:

обеспечение охраны труда;
работу с грузоподъемными машинами и механизмами;
пожарную безопасность;
электробезопасность;
выдачу нарядов – допусков.
Подрядчик обязан выделить ответственных лиц из числа специалистов за подключение электроинструмента.
Для выполнения работ Подрядчик обязан привлекать только квалифицированных и обученных по охране труда сотрудников, допускать к производству работ только работников, обеспеченных спецодеждой, спецобувью, защитными касками, монтажными поясами и другими средствами индивидуальной и коллективной защиты, а также прошедших противопожарный инструктаж.
Подрядчик обязан обеспечить использование бытовых помещений по прямому назначению, исключить случаи их использования для проживания и хранения материальных ценностей, подключения электронагревательных приборов.
Своевременно устанавливать ограждения котлованов и траншей, трапы и переходные мостики.
При работе в местах действия опасных и вредных производственных факторов устанавливать знаки безопасности.
Не производить демонтаж ограждений, установленных заказчиком без согласования с ним.
Подрядчик несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение требований пожарной безопасности, а также возмещает ущерб, нанесенный заказчику (генподрядчику) в результате пожара, возникшего по его вине на объекте.

Заполняем акт по форме ТОРГ-1

Бланк включает 4 страницы. Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Страница 1

Первым делом заполняют шапку документа. Нужно указать такие сведения:

Название организации, адрес, номер телефона, код по ОКПО.
Название структурного подразделения.
Вид деятельности организации.
Номер камеры и секции на складе.
Документ, который является основанием для составления акта, его номер и дату составления. Это может быть приказ или распоряжение.
Вид операции.
Номер заполняемого акта и дату его составления.

В шапке также располагается гриф «Утверждаю» для заполнения руководителем организации. Он должен указать в соответствующих графах должность, дату и расписаться. Делается это после заполнения и проверки всего акта о приемке товаров.

Затем надо вписать следующие данные:

Место, где был принят товар. Это может быть склад.
Дату доставки товара, реквизиты сопроводительных документов, документ о вызове представителя, его номер.
Наименование или ФИО (если это ИП) грузоотправителя, производителя, поставщика, страховой компании. Также необходимо указать их адреса и номера телефонов. Если грузоотправитель является поставщиком и производителем, то в этих графах пишут «тот же».
Номер и дату составления договора на поставку товара.
Номер и дату выставления счета-фактуры.
Номера и дату составления коммерческого акта и ветеринарного свидетельства (если была доставлена продукция с таковыми документами).
Номер и дату составления железнодорожной накладной, если таковая имеется.
Способ, которым был доставлен товар.
Дату его отправления, с какой станции был отправлен.
Если товаром является мясо или рыба, то отмечают еще и температуру в ее толще.

После этого в небольшой таблице указывают время прибытия груза, начало и конец его приема. Если были приостановления в приемке, то указывают, в какое время они были, так же как и возобновления.

Страница 2

Здесь нужно заполнить таблицу с данными о поставленных товарах. Необходимо отметить:

Название товара.
Код, категорию, сорт.
Единицу измерения и ее код по ОКЕИ.
Цену товара.
Сколько товара числится в документах поставщика (масса, количество).

Также указывают данные о тарифе, таре.

После таблицы необходимо написать заключение о состоянии товара, упаковки и тары. Если обнаружен недостающий товар, то указывают, каким способом он был обнаружен. Также пишут заключение о причинах и месте образования недостачи.

Страница 3

В таблице на этой странице нужно указать следующую информацию:

Сколько товара фактически принято. Тут отмечают количество, массу брутто, нетто, стоимость.
Сумму товара с учетом НДС.
Сколько составляет НДС.
Отклонения в количестве товара или его массе, если таковые были зафиксированы. И их стоимостное выражение.

После таблицы пишут заключение о принятом товаре.

Страница 4

На данной странице комиссия расписывается в том, что все данные были проверены, вся информация достоверна. Также нужно написать заключение.

Представитель грузоотправителя должен указать номер и дату составления документа, удостоверяющего его полномочия, должность и расписаться.

Далее бухгалтер указывает, что получил акт, количество листов акта, расписывается и ставит дату. После этого руководитель компании пишет свое заключение: что делать с излишками товара или его недостачей.

В самом конце расписывается завскладом или кладовщик в том, что принял товар на ответственное хранение.

Как составить акт приема-передачи технической документации

Информация об участниках сделки. Если это компания, прописывается ее название, ФИО и должность руководителя, сведения регистрационных документов. Для ИП и физлиц достаточно указать паспортные данные.
Указывается суть акта. Нужно написать, что продавец передал, а покупатель принял технические документы.
Отмечается, к какой именно недвижимости относится эта документация. Прописывается адрес, по которому находится недвижимость.
Далее идет перечень передаваемых документов. Если их несколько, удобнее будет, если представить эту информацию в виде таблицы. Здесь указывается не только, какие именно документы передаются. Отмечается, сколько листов имеет тот или иной документ. По определенным причинам передаваться могут не оригиналы, а копии технических документов. Поэтому в таблице необходимо сделать графу, в которой отмечается, оригинал передается или копия. Кроме этого, в таблице должно присутствовать свободное место для указания каких-то дополнительных сведений. Рекомендуется делать и такую графу.
Указывается, что стороны не имеют друг к другу никаких претензий, и получателя удовлетворяет перечень и состояние документов.
Указывается количество экземпляров, которые имеет этот акт. Обычно составляется две копии – по одной для каждой из сторон.

Нужно постараться избежать ошибок. Они могут быть не только орфографическими. Иногда опечатки приводят к тому, что указанные сведения искажаются. Если таковые и были допущены, рекомендуется приступить к заполнению новой бумаги. В ином случае придется в уже имеющийся документ внести изменения. Здесь стоит придерживаться общепринятых правил исправления ошибок. Для этого неверные сведения нужно перечеркнуть одной линией. Рядом указывается верная информация. Также здесь должна стоять пометка «Исправленному верить». Заверяется такое исправление подписями представителей обеих сторон.

Как составить акт приема-передачи технической документации в 2021 году?

Так как одна сторона передает документы другой стороне, каждая из них должна иметь подтверждение этому факту. Соответственно, необходимо оформлять две копии акта. Также обязательно нужно упомянуть, какой именно договор дополняет этот документ. Не стоит забывать, договор и акт дополняют друг друга. Если один из них отсутствует, второй не имеет никакой юридической силы.

Содержание акта

В верхнем правом углу нужно указать, что этот акт является приложением к какому-то конкретному договору. Прописывается номер и дата его оформления. Ниже по центру нужно указать название акта, где должна отображаться суть его составления. Если документу присваивается номер, он также здесь указывается. Также «шапка» должна содержать информацию о том, где и когда был составлен данный акт. Далее идет основная часть, в которой указываются такие сведения:

Информация об участниках сделки. Если это компания, прописывается ее название, ФИО и должность руководителя, сведения регистрационных документов. Для ИП и физлиц достаточно указать паспортные данные.
Указывается суть акта. Нужно написать, что продавец передал, а покупатель принял технические документы.
Отмечается, к какой именно недвижимости относится эта документация. Прописывается адрес, по которому находится недвижимость.
Далее идет перечень передаваемых документов. Если их несколько, удобнее будет, если представить эту информацию в виде таблицы. Здесь указывается не только, какие именно документы передаются. Отмечается, сколько листов имеет тот или иной документ. По определенным причинам передаваться могут не оригиналы, а копии технических документов. Поэтому в таблице необходимо сделать графу, в которой отмечается, оригинал передается или копия. Кроме этого, в таблице должно присутствовать свободное место для указания каких-то дополнительных сведений. Рекомендуется делать и такую графу.
Указывается, что стороны не имеют друг к другу никаких претензий, и получателя удовлетворяет перечень и состояние документов.
Указывается количество экземпляров, которые имеет этот акт. Обычно составляется две копии – по одной для каждой из сторон.

На завершающем этапе участники сделки должны поставить свои автографы с расшифровками. После подписания акта вся ответственность за сохранность и использование технической документации ложится на принимающую сторону. По сути, подписанный акт свидетельствует о том, что стороны выполнили свои обязательства по ранее составленному договору. Если речь идет о договоре подряда, подразумевается, что после выполнения определенных работ недвижимость, как и документы к ней, должны быть возвращены собственнику. В этом случае отдельным пунктом нужно упомянуть, что после проведения ремонтных работ подрядчик обязан вернуть документы владельцу недвижимости.

Особенности составления документа

Необходимо, чтобы здесь были указаны следующие данные:

Название документа;
Место и дата составления;
Название организации;
Подробное описание передаваемой документации;
ФИО лиц, которые подписывают акт.

В некоторых ситуациях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия имеется, в документ вносится ее состав. Каждый из членов комиссии должен поставить здесь свою подпись. При этом именно в присутствии комиссии непосредственно передаются документы.

Получателю рекомендуется проверять, какие именно оригиналы предоставлены. В акте об это также должна присутствовать исчерпывающая информации.

Можно сказать, это и в интересах отправителя. Например, если получателем будет утрачен какой-то важный финансовый документ, он может сказать, что просто его не получал.

При помощи акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, проверкой документов занимается принимающая сторона. Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт можно заполнять вручную или при помощи компьютерного набора. Распечатав заполненный документ, на нем необходимо поставить «живую» подпись.

Острой необходимости в проставлении печатей нет. Однако если у сторон появится такое желание, делать это никто не запрещает.

В некоторых ситуациях, когда передаются документы, обладающие высокой ценностью, составляется приложение к акту. Обычно это делается по согласию сторон.

Данное приложение является отдельным документов, где в подробностях описываются все передаваемые документы.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Оформление акта

Лицом, составляющим акт приема-передачи строительной площадки, может быть любой член комиссии.

Предустановленной и обязательной к применению формы акта рассматриваемого вида не существует. Это означает, что акт составляется в произвольной форме, но с соблюдением основных принципов составления юридически значимых документов.

В рамках данной статьи мы предоставляем нашим пользователям возможность скачать типовой шаблон акта приема-передачи строительной площадки и ознакомиться с образцом его заполнения. В отведенные для заполнения пустые строки и графы шаблона потребуется внести следующие сведения:

дату, время и место составления акта;
ФИО, должности и квалификация лиц, являющихся членами комиссии;
сведения о сторонах договора;
сведения об основном договоре, в силу положений которого происходит прием-передача строительной площадки;
сведения об условиях, в которых проводится оценка строительной площадки — дневное освещение, пасмурная погода, дождь, снег, состояние почвы и т.д.;
сведения о применении в процессе осмотра различных технических приспособлений, включая средства фото- или видеорегистрации. Материалы измерений или фиксации с помощью технических средств могут быть приложены к акту;
адрес строительного участка, его площадь, кадастровый номер и иные характеристики;
сведения о разрешении на возведение строительного объекта, о праве собственности на участок и о выделении (или разрешении) участка под строительство;
оценка состояния строительной площадки с указанием возведенных на ней строений или мобильных помещений (вагончиков, контейнеров и т.д.);
сведения о переходе права пользования строительной площадкой к подрядчику с возложением на него обязательств ее содержанию;
наличие или отсутствие у контрагентов претензий по поводу состояния строительной площадки;
подписи всех членов комиссии.

Оформленный и подписанный акт приема-передачи должен быть утвержден руководителями обеих сторон договора.

Акт приема-передачи технической документации